آموزش مغایرت صندوق و بانک طلافروشی در زرین‌حساب
مغایرت صندوق و بانک یعنی پولی که در کشو شمرده‌اید یا روی صورتحساب بانک می‌بینید را با عددی که نرم‌افزار از روی فاکتورها نگه داشته مقایسه کنید. اگر فرق داشت، اول علت را پیدا کنید؛ دفترکل تا وقتی سند نزنید عوض نمی‌شود.
نقد واقعی مهم است
دفتر می‌گوید باید چقدر باشد. کشو یا صورتحساب می‌گوید واقعاً چقدر هست. این صفحه همان دو عدد را کنار هم می‌گذارد.
تا سند نزنید، هیچ‌چیز عوض نمی‌شود
«فقط ثبت مقایسه» فقط همین شمارش را نگه می‌دارد. موجودی صندوق و بانک وقتی عوض می‌شود که «ثبت سند تعدیل» را بزنید.
هر اختلافی کسری نیست
چک وصول‌نشده و واریز در راه اول باید جدا نوشته شوند. بعد اگر چیزی ماند، آن اختلاف واقعی است.
این صفحه اصلاً برای چیست؟
نرم‌افزار از فروش و خرید می‌فهمد در صندوق یا بانک چقدر باید باشد. گاهی واقعیت فرق دارد: پول خرد جا مانده، واریز به بانک ثبت نشده، یا چکی هنوز از حساب نرفته است.
تب مغایرت صندوق و بانک همین اختلاف را نشان می‌دهد. اگر مطمئن شدید شمارش درست است و علت را می‌دانید، می‌توانید سند بزنید تا دفتر با واقعیت یکی شود.
برای صندوق بهتر است هر شب با شمارش کشو انجام شود. برای بانک، وقتی صورتحساب می‌آید.
موجودی صندوق، جابجایی پول و اسناد دوطرفه در آموزش صندوق، بانک و دفترکل است. آن صفحه نقد را جابه‌جا می‌کند؛ این تب فقط شمارش را با دفتر مقایسه می‌کند.
کار را به همین سادگی انجام دهید
- ۱
صفحه را باز کنید
بروید به صندوق، بانک و دفترکل و تب «مغایرت صندوق/بانک» را بزنید. یا مستقیم: مغایرت صندوق و بانک.
- ۲
حساب و تاریخ را بگذارید
صندوق را برای شمارش کشو انتخاب کنید، یا یکی از حساب‌های بانک را برای صورتحساب. تاریخ را همان روزی بگذارید که شمرده‌اید یا صورتحساب مال آن روز است.
- ۳
ماندهٔ واقعی را بنویسید
«مانده دفترکل» خودش می‌آید؛ دست نزنید. در «مانده شمارش / صورتحساب» همان عددی را بنویسید که در کشو شمرده‌اید یا روی برگهٔ بانک نوشته است.
- ۴
اگر لازم است چک یا واریز در راه اضافه کنید
چک وصول‌نشده: چکی که داده‌اید ولی هنوز از بانک کم نشده.
واریز در راه: پولی که به بانک داده‌اید ولی هنوز روی صورتحساب نیامده.
- ۵
اختلاف را ببینید و ثبت کنید
اگر «اختلاف توضیح‌نداده» صفر است، «فقط ثبت مقایسه» کافی است.
اگر عددی ماند و علت را می‌دانید، «ثبت سند تعدیل کسری/اضافه» را بزنید. اگر اشتباه شد، از سوابق پایین صفحه ابطال کنید.
دو دکمه چه فرقی دارند؟
فقط ثبت مقایسه
شمارش را ذخیره می‌کند تا بعداً ببینید. صندوق و بانک در دفتر عوض نمی‌شوند. برای وقتی که فقط می‌خواهید همان شب را ثبت کنید.
ثبت سند تعدیل کسری/اضافه
دفتر را با عدد واقعی یکی می‌کند. فقط وقتی بزنید که اختلاف مانده و علتش را می‌دانید؛ نه برای قایم کردن یک اختلاف که هنوز نفهمیده‌اید از کجاست.
این‌ها را قاطی نکنید
- صندوق را با بانک در یک شمارش قاطی نکنید؛ هر کدام را جدا انتخاب کنید.
- پول امانت مشتری مال کشوی فروشگاه نیست؛ با نقد خودتان جمع نکنید.
- فاکتور را برای «درست شدن صندوق» عوض نکنید؛ علت را پیدا کنید، بعد اگر لازم بود سند بزنید.
- اگر اختلاف صفر است، سند تعدیل لازم نیست.
پرسش‌های خیلی ساده
›مغایرت صندوق و بانک یعنی چه؟
یعنی پولی که واقعاً در کشو یا روی صورتحساب بانک می‌بینید را با عددی که نرم‌افزار از روی فاکتورها نگه داشته مقایسه کنید. اگر فرق داشت، اول علت را پیدا کنید؛ بعد اگر لازم بود سند بزنید.
›تا قبل از زدن دکمهٔ سند چه اتفاقی می‌افتد؟
هیچ‌چیز در دفترکل عوض نمی‌شود. «فقط ثبت مقایسه» فقط همین شمارش را ذخیره می‌کند. دفتر وقتی عوض می‌شود که «ثبت سند تعدیل کسری/اضافه» را بزنید.
›چک وصول‌نشده و واریز در راه برای چیست؟
چک وصول‌نشده چکی است که داده‌اید ولی هنوز از حساب نرفته. واریز در راه پولی است که به بانک داده‌اید ولی هنوز روی صورتحساب نیامده. این‌ها اختلاف واقعی نیستند؛ اول آن‌ها را وارد کنید، بعد ببینید چیزی مانده یا نه.
›اگر اختلاف صفر شد چه کار کنم؟
یعنی شمارش با دفتر یکی است. «فقط ثبت مقایسه» کافی است. دکمهٔ سند تعدیل در این حالت لازم نیست و معمولاً غیرفعال است.
›اگر مغایرت‌گیری را اشتباه ثبت کردم چه کار کنم؟
در پایین همان صفحه سوابق هست. روی «ابطال» بزنید؛ اگر سند تعدیل هم خورده باشد، آن هم ابطال می‌شود.
›این کار را هر روز باید بکنم؟
برای صندوق، بهتر است هر شب با شمارش کشو انجام شود. برای بانک، وقتی صورتحساب می‌آید یا هر چند روز یک‌بار کافی است.
آمادهٔ مقایسه هستید؟
تب مغایرت را باز کنید، عدد کشو یا صورتحساب را بنویسید، و تا مطمئن نشده‌اید سند نزنید. برای توضیح بیشتر، مقالهٔ کنترل صندوق و بانک را هم ببینید.